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Due metodi utili per aumentare la produttività in azienda, che possono essere applicati per migliorare quotidianamente e sistematicamente i processi lavorativi, riducendo gli sprechi e coinvolgendo tutti i propri dipendenti.

Il metodo «Lean Management» (management snello) è un approccio organizzativo e produttivo focalizzato sulla massimizzazione del valore e sull’eliminazione degli sprechi. Valorizza i dipendenti che possono fornire il loro valido contributo. Praticamente, tutti spingono nella stessa direzione e ognuno porta qualcosa da cui si può imparare e trarre benefici.
Il metodo «Kaizen» (la composizione di due termini giapponesi, Kai - cambiamento, miglioramento e Zen - buono, migliore), può essere tradotto in «cambiare in meglio». «miglioramento continuo», ed ha origine negli stabilimenti automobilistici della Toyota in Giappone. Coniato nel 1986 da Masaaki Imai, manager della Toyota, per descrivere la filosofia di business che supportava i successi dell’industria nipponica negli anni ‘80, con particolare riferimento alla Toyota, ora viene applicato in moltissime aziende di tutto il mondo ed è riconosciuto come un pilastro essenziale della strategia competitiva a lungo termine di un’organizzazione.
Dunque, come scritto da Masaaki Imai: «Kaizen significa miglioramento. Inoltre, significa miglioramento continuo nella vita personale, domestica, sociale e lavorativa. Se applicato al luogo di lavoro, Kaizen significa miglioramento continuo che coinvolge tutti, manager e lavoratori». Masaaki Imai è stato inoltre fondatore dell’Istituto Kaizen ed autore del rivoluzionario libro «Kaizen: La chiave del successo competitivo del Giappone» (McGraw-Hill Education; 1st edition 1986). Grazie a questo libro, il termine Kaizen è stato introdotto nel mondo occidentale.
«La trasformazione organizzativa avviene quando la metodologia Lean incontra la Kaizen. Il Lean si concentra sull’eliminazione degli sprechi e sull’aumento della produttività e del valore aggiunto per il consumatore, mentre il Kaizen si concentra sul miglioramento continuo. Questa trasformazione non è una soluzione a breve termine, per il problema del giorno. Si ottiene apportando cambiamenti incrementali nel tempo, con l’obiettivo di migliorare i processi, l’efficienza, la qualità e l’ambiente di lavoro in generale. Anche se gli strumenti e le tecniche del Lean possono essere implementati dai manager, tutti sono responsabili del Kaizen».
Il metodo Kaizen può essere definito come l’insieme delle tecniche che ci permettono di pensare, analizzare e di migliorare, attraverso le persone e l’efficacia operativa, ed è diventato un termine, anzi una filosofia moderna nel mondo dell’organizzazione aziendale, molto apprezzato dalle aziende, e persino dai dipendenti, che si relazionano fortemente nella «Tecnica Kaizen». Si cerca di utilizzare il potenziale di tutti i dipendenti per portare l’azienda al successo. La filosofia è dunque quella di utilizzare il tempo del personale in modo più saggio. I dipendenti con responsabilità ed impegno, mettono in evidenza ed affrontano le difficoltà e i problemi, propongono soluzioni e insieme con la direzione, vengono cercate altre strade, al fine di pianificare le azioni opportune per un costante miglioramento.
Il Kaizen presuppone un cambiamento continuo: è un «every day, everybody, everywhere improvement» - miglioramento ogni giorno, di ogni persona e ad ogni livello-, ed è una ricerca della perfezione che non deve aver mai fine; non richiede grandi investimenti, ma richiede l’ottimizzazione delle risorse disponibili impiegate, per eliminare le inefficienze.
La vision della strategia Kaizen è infatti quella del rinnovamento a piccoli passi, da farsi dunque giorno dopo giorno, con continuità. La base del rinnovamento è quella di incoraggiare ogni persona ad apportare di continuo piccoli cambiamenti, il cui effetto complessivo diventa un processo di selezione e miglioramento dell’intera organizzazione aziendale.

Come funziona il metodo Kaizen
Il Kaizen si basa sulla convinzione che tutto può essere migliorato e che nulla è fermo allo status quo ante (nella situazione precedente). Si basa anche sul principio del rispetto delle persone. Il Kaizen prevede l’identificazione di problemi e opportunità, la creazione di soluzioni e la loro implementazione, per poi ripetere il processo, in caso di problemi e questioni affrontate in modo inadeguato. Un ciclo è composto da sette fasi, può essere implementato per il miglioramento continuo e può fornire un metodo sistematico per l’esecuzione di ogni processo.
Le sette fasi sono: coinvolgere i dipendenti, trovare i problemi, incoraggiare le soluzioni e quindi scegliere un’idea, testare le soluzioni, misurare ed analizzare regolarmente i risultati, se i risultati sono positivi, adottare le soluzioni in tutta l’organizzazione, queste fasi dovrebbero essere ripetute su base continuativa, con nuove soluzioni testate, ove appropriato, o nuovi elenchi di problemi affrontati.
Mark R. Hamel, nel suo libro «Kaizen Event Fieldbook», spiega che il Kaizen è un «prerequisito per il successo della trasformazione Lean», in quanto fornisce il «necessario avvio della trasformazione, lo slancio, l’apprendimento e il coinvolgimento dell’organizzazione e miglioramenti sostenibili e graduali». «I seguenti principi guida del Kaizen, proposti dal Kaizen Institute, sono concepiti per sostenere il miglioramento continuo:
- buoni processi portano buoni risultati;
- vedere con i propri occhi per comprendere la situazione attuale;
- parlare con i dati, gestire con i fatti;
- agire per contenere e correggere le cause alla radice dei problemi;
- lavorare in squadra;
- Kaizen è un affare di tutti».

Senza Kaizen non c’è trasformazione Lean
«Uno dei concetti fondamentali per attuare il Lean Management è il miglioramento continuo e proprio a questo concetto fanno eco i principi del Kaizen». L’ Azienda Toyota, nota per molte idee innovative, è anche stata responsabile dell’idea di responsabilizzare i dipendenti. In un’epoca in cui gli operai delle catene di montaggio erano più che altro automi, Toyota ha preso l’iniziativa di dare a tutti i suoi dipendenti la possibilità di migliorare il proprio ambiente di lavoro. È importante sottolineare che il Kaizen non è una direttiva della direzione ai dipendenti. Al contrario, Kaizen si concentra sulla gestione proattiva (modalità anticipatoria, orientata al cambiamento e all’auto-iniziativa) e coerente, creando un ambiente in cui i dipendenti si sentano sicuri e autorizzati a mettere in evidenza i problemi e a proporre soluzioni. Ogni dipendente è incoraggiato ad avere un’opinione sugli aspetti che riguardano il suo lavoro, come le questioni di qualità e sicurezza, le questioni ambientali e qualsiasi altra idea che si possa avere per aumentare la produttività, eliminare gli sprechi o aggiungere valore a un particolare prodotto o servizio. «Sebbene le iniziative di miglioramento continuo Kaizen siano guidate dal basso, è comunque necessario un adeguato supporto e una direzione da parte del management dell’azienda. Una volta che la direzione ha creato una strategia per dare ai dipendenti un modo per migliorare i processi lavorativi, deve assicurarsi che le relazioni sindacali siano in grado di accettare la necessità di un miglioramento continuo».

Maria Giuditta Valorani, PhD    

Fonti

- Haun, J., Mothersell, W.M., & Motwani, J. (2015). Implementing kaizen in the workplace: A case study. International Journal of Management and Behavioral Sciences, 6-7, pp. 321-325.
https://online.kettering.edu/news/2017/01/05/how-kaizen-and-lean-manufacturing-work-together#:~:text=Lean%20is%20focused%20on%20eliminating,the%20problem%20of%20the%20day
- Mark R. Hamel «Kaizen Event Fieldbook» Foundation, Framework, and Standard Work for Effective Events. (2010).
. Kaizen Institute https://kaizen.com/about-us/